階層はつけすぎないこと
　ここで、バインダーのような中単位の書類綴りに分類名称を与えることを想定してみます。この場合、大分類に相当する区分の名称はつけないはずです。前の例でいうと、「人事」とはせず「採用」くらいの区分を採用するのではないでしょうか。
　一般に、包摂関係のは私語では、上位になるほど抽象的になり、下位になるほど具体的になるのが常識です。オフィスの文書に対しては、極力抽象を避け、具体性を重んずるようにします。
　この点から、分類を細かくできるバーチカル式のファィル法にあっても、中・小分類ですませるやり方は悪くありません。

既知の用語を整備すること
　オフィス文書の分類は、手に取った文書の形や内容を読み解いて”すでにわかっている区分に”寄せ集めることにほかなりません。問題は、この”既にわかっている区分”の設定です。これを恣意的にやらずに、系統的にきちんと設定できるかどうかは、組織の知的財産にたいする取り組み姿勢そのものの評価に関わってきます。