◎活用法
「ヒット率向上」の二要素
『順序立て』と『スリム化』。これが、目的とする情報のヒット率向上の要素です。保管文書に秩序を与えるには適切な「分類・タイトルづけ・週用具と展示法」が要求されます。
もう一つの大事な要素が、見直しや棚卸し的作業と、不要文書の廃棄作業による文書のスリリム化です。少ないボリュームの中から目的情報を探すほうが、多くのものを対象とした場合より、ずっと楽に探すことが出来るのは、誰でも経験的に知っています。パーソナルな文書に比べ、オフィシャルな場における文書には、高い比率で不要文書が残留しがちです。スリム化の手だてがマニュアル化されていないこと、捨てる権限が誰にあるのかが曖昧になっていることがその理由と思われます。
随時廃棄と定期廃棄
廃棄行動を時間のインターバルで考えると「テンポラリー：随時」と「ピリオディカル：定期」なものに分けられます。個人所有の文書は、随時廃棄でかまいませんが、集団のための文書廃棄は、定期的に行われる必要があります。
ペーパードキュメントには、とりわけこの作業が必要です。やり続けることによって、ヒット率向上だけでなく、四〇〜五〇パーセントのスペースをつくることも可能です。
フィルムやコンピュータメモりぃの媒体の中の不要文書も、高密度に縮小されているため、当面の実害はないものの、不要部分の選別に多数の人手がかかります。この件は、将来に問題を残します。
「紙の重さの監視人」
「各所で飽和現象が生じ書類で汚染された無秩序が存在する。文書が利用されるエネルギーを越えると、余剰分は蓄積され、ストレスや《情報過剰摂取不安症》の不健康な状態に転化していく」。ワーマンは、自著の中で、余計な情報は、《記憶空間の無駄遣い》といい、このようなランス・ショーの論文を紹介しています。
参考文献：ファィリングがわかる辞典、野口靖夫著、日本実業出版社刊
ファィリングの技術、野口靖夫著、日本実業出版刊
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