２．電子帳簿保存制度「一定条件」の解説（税務署への申告書）

帳簿や書類を、磁気カセットや磁気デイスクやフロッピーデイスクなどに、電子データで保存することが「一定の条件」のもとで認められます。 このペーパレス帳票が認められる制度は、９８年７月１日から実施され、大幅な事務コストの削減が実現できます。 一方、電子帳簿制度の採用を認められるには、事前に所轄税務署長に対して、申請し承認を受けることが条件となります。 税務署に申告する「一定の条件」の内容には、 �@．入力データ訂正の履歴をとる機能を付ける事。 �A．改ざん防止の機能を付ける事。（記録の流れを相互に追跡出来る） �B．データ検索の機能を付ける事。（実務では使わない金額での検索を追加要求） �C．入力データに一連番号を付けること。入力データを保存する事。 �D．入力から出力までのファイル（処理過程）を保存する事。 �E．速やかに復元可能な状態で保存する事が、主要な項目となります。

３．入力データに対する「訂正の履歴」について、

データを訂正するときに、訂正の履歴を残すこととは、経理会計処理の原則事項であるのに、オフコン業務処理システムのごく一部と、パソコンソフトの大半は、その処理機能が付いていません。また、一部のＳＩ業者のシステムや表計算方式のシステムも問題があります。 このことの具体的なシステム内容は、入力した伝票データを一度ファイルに書き込んだ（落とし込んだ）後でデータを訂正したいとき、正規の訂正処理機能を付けず、簡単に画面に伝票を呼び出し表示して、変更したいところを直接訂正しています。 これを手作業処理で説明すれば、いっぺん作成（起票）した伝票を、直接探しだして破り捨て、新しい伝票と交換（差し替える）するような不正処理と云えます。この処理は簿記を知らない人でも理解できるように、会計ルールとしては、絶対に許されないことです。 この正規の処理は、訂正すべき伝票と同じ内容のデータを、赤字で書き込んだ伝票を作成し、次に、正しい内容のデータを書いた伝票を作成します。帳簿には、赤字の内容を赤字で記入し、残高の計算はマイナス処理します。それから正しい内容の伝票を、帳簿に転記して残高計算処理を行います。従って、最初の訂正すべき伝票と、訂正した赤字伝票と、改めて書いた伝票の、３枚の処理を「データ訂正の履歴」をとった処理と云っています。 以上が「訂正の履歴」をとるシステム設計の正当派と云える処理ですが、税務署はこの他に、一度入力したら「ミスパンチ」も含む総ての訂正履歴をとる、あまりお勧めできないシステムも認めることにしています。

４．改ざん防止と日付管理について、

期首日と期末日の管理、または当期データの入力可能な期間の管理、例えば、決算日から株主総会までの３ヶ月間とか、またはデータ処理期間を設定し、その月間だけでないと簡単にデータの入力ができないなどの日付管理をしていれば改ざん防止機能を備えた業務処理システムと云うことができます。 これらのことをＳＥは「日次更新処理機能」と、「会計期間および処理日の管理機能」と、「期末日の管理機能」を付けるなどと云っています。 一方、税務署への申告では、「日付を自動的に設定するシステム」であること、となっています。

５．改ざん防止と伝票番号管理について、

入力データの改ざん防止は「伝票番号」のあり方が大きく影響します。現存する３５万販売したと広告しているシステム（９８年８月末現在）は、伝票番号を月単位で付けたり、欠番の再活用ができると、宣伝しています。 この機能は改ざん防止を目的に禁止されました。 つまり「伝票番号」に対して「一元管理機能」を付けることになります。税務署への申告書には、販売管理システムや、仕入管理システムや、経理会計システム全体に対し、一連番号を自動付番するシステムであることと、なっています。 この機能がないのに、有名計理ソフトのパンフレットに、電子帳簿保存制度適応と書かれたものがあります。注意！！

６．データ検索の機能について、

帳簿書類のデータ保存は、通覧性のある書面に代るものとして、検索機能の確保が必要とされています。 私共は一般的な業務処理にあたって、日付や科目と取引先などを組合せながら検索する機能は経営管理上必要ですから付けていますが、電子データ保存法では「金額」範囲を指定して検索する、税務調査に必要な機能を付けることを条件としています。

７．入力から出力までの処理過程とファイルの保存について、

�@．営業データと経理データの整合性 企業間取引の初期に発生する、売上や仕入などの営業データは、経理データに連動させたかたちで記録し保存することが一般化されつつあります。 このことはコンピュータの営業処理システムで取り扱う売上や仕入のデータと、財務システムの売上仕訳や仕入仕訳との整合性があることを明確に証明できるシステムであることが要求されます。 つまり、営業システムの取引データを経理システムへ変換させる双方の事務処理手続きを、または、システムを統合したものであると言い換えることができます。 �A．営業データ間の整合性 これにはもう１っ前提があります。経理会計システムに連動させる営業処理システムは、売上、仕入、生産、在庫など、お互いに関連しながら、情報処理をするシステムから電子データを作成しないと、信頼性の保証がされないからです。 例えば、売上や仕入など個々の独立したシステムで作られた電子データは、カネとモノに対いする整合性の確認ができず、データに対する信頼性の確認に問題が残り、申請承認の条件から除かれています。 �B．データの移送（更新＝処理過程）に伴う各ファイルの保存 機能 データファイルと試算表ファイルの２っのファイルから構成されている、いわゆる、データーベース・システムを基幹としたシステムは、業務処理過程と、その過程や結果が記録に残されない仕組みのものが多く、現システムの大幅な改善が要求されています。 但し、「日次更新」でファイル間の整合性を確保しているデータウエアハウス方式は問題ありません。