ＳＯＨＯ支援
ＳＯＨＯを支えるＩＴ機器
オフィスに三種の神器を揃えましょう
三種の神器は、何といっても、電話機、ファクシミリ、パソコンに尽きるでしょう。
１，電話機
ビジネスホンか一般家庭用電話機か？
SOHOの場合、ビジネスホンは不要と思います。
機能は一般家庭用電話機よりも優れていると思いますが、何しろ高い。たかが電話に５０万も６０万も払う気がしません。
また、通信環境のページでも述べたことですが、ISDN回線を使用する場合、TA（ターミナルアダプタ）の設定でビジネスホンやNTTの提供するサービスの一部を模擬的に装備することが可能です。
自分は電話機に興味がないからこういう結論になるのかという気もしますが、この文章を読んで下さっている皆様のうち、自宅の電話機の説明書をすみからすみまでお読みになった方がどのくらいいらっしゃるでしょうか。
家庭用の電話機ですらその程度なのですから、多機能のビジネスホンに装備された機能をどこまで理解して使いこなしているかと考えると使わない機能とそのマニュアルのために何十万円も支払う気になれません。
事務所内で特に使う機能は、受付で受けた電話を担当者にまわすことでしょう。
こんなのはTAの設定で簡単に出来ます。
また、内線通話も可能です。そもそもSOHOでは、内線通話などしなくても「誰それさんから電話です」と口頭で伝えれば済むことです。
さらに、お客様からかかってきた電話を外出中の担当者の携帯電話に転送することも可能です。先にご説明したALEXONではこれらの機能を実装しています。
従って、私は一般家庭用電話機をお使いになることおすすめします。安いものなら５０００円程度で手に入るものです。
どんな機能の付いた電話機が良いか。
必要度の高い順番で記すと
録音機能
留守番電話機能
ワンタッチでダイヤルできるボタン
短縮番号の登録が出来るもの
・・というところでしょうか。
こんな機能は程度の差こそあれ、今や殆どの家庭用電話機に装備された機能です。
２，ファクシミリ
私は、業務用のファクシミリしか使ったことがないので、家庭用のものがどの程度使えるか良く了知しているわけではありません。
不特定多数の人に送信するような業務や特別なサイズの原稿をやりとりするということでなければ、家庭用のファクシミリでも問題はないのではないかと思います。ただし、送信時や受信印刷時の解像度の高いものの方が、原稿が読みとれない等のトラブルを防ぐために良いのではないかと思います。
数字などの書かれた原稿を送るときは最低でも２００×２００dpi程度の解像度がないと、再度電話をかけて数字の読み合わせなどをしなければならなくなります。
おすすめの商品
目下試験運用中ですが、今年に入ってからパソコンＦＡＸソフトを導入いたしました。
商品名は「まいと〜くＦＡＸ７」です。
大変使いやすいソフトで満足しています。
良いところ
a受信したＦＡＸ原稿をまいと〜くＦＡＸ７を稼働しているＰＣからメールに添付して送信できること。
これで、メールを受信できる環境にいれば、いつでも受信したＦＡＸ原稿を読むことが出来ます。
bさらに、受信した原稿を普遍性のあるファイル形式に変換して（ＪＰＥＧ，ＴＩＦ，ＰＤＦなど）パソコン上に書き出すことが出来ること。
これによって、同じファイルをまいと〜くＦＡＸ７をインストールしていない人でも見ることが出来ます。
ｃ こちらから文書を送信するときに、送信イメージが一度画面に表示されますので、自分のイメージ通りの文書が送信できるか確認することが出来ること。・・送信した文書の右端が写っていなかったりして再送信する失敗がなくなります。
ｄ 受信した原稿については必要なものだけプリントアウトすればよいこと
印刷コストの減少につながります。
不便なところ
a オフィス内にいてもいつＦＡＸが届いたのかわからない
着信毎に強制的にプリンタから印刷させる設定をしないと、うっかりしてＦＡＸ見忘れということが発生しかねません。
メールに転送する上記の設定をしていてもメール受信の間隔により、お客様からの緊急のＦＡＸを長時間気づかず放置する可能性があります。
ｂ 相手がゼロ発信の場合、受信できないことがあるらしい。
今まで一度だけ、何をやっても受信できなかったことがありました。
パソコン
今の世の中ではパソコンがなければ、話が進みませんね。
私が仕事を始めた当初は、ファクシミリすら珍しく、ファクシミリが出来たおかげで「いちいち原稿を取りに足を運ばなくて済む」と感激したものでした。隔世の感があります。
パソコンは機械音痴でなければ、ノーブランドかショップブランドのパソコンを買いましょう。
よほど特殊な用途に使うのでない限り、ショップブランドの３万円以下で手に入る廉価版パソコンで十分ではないでしょうか。
もちろん、メモリの増設などには別途のお金がかかりますが、最小限に抑えたいですね。
業務で使う場合、ＬＡＮケーブル差し込み口、ＲＳ２３２Ｃシリアルポート、印刷のパラレルポート、ＵＳＢポートがあれば十分でしょう。
この程度ならどんな安物の機械でも装備されていますからショップにＯＳをインストールしてもらっても６万円くらいで手に入ります。
インターネットで「格安パソコン」とでも検索語をいれて検索すれば、いくらでも出てきます。
自信のある人は、ＬＩＮＵＸも良いと思います。
オフィス系ソフトは他でご紹介したOpen Office.org にＬＩＮＵＸ用のものが出回っておりますので、文書作成だけであればそれほど問題なく使えるのではないかと思っています。ただし、プリンタードライバでＬＩＮＵＸ用のものが無い場合は、印刷するのに苦労があると思います。