Wordを使いやすく設定しましょう
パソコン雑誌を読み倒しましょう。
めったにパソコン雑誌を買わない私ですが、フレッシュマンが会社に
入社する四月から五月にかけて、パソコン雑誌もＯｆｆｉｃｅ系ソフトの使
い方に関する記事で花盛りとなります。そういうときは、一応向学心に
燃えて、日経ＰＣ２１やＡＳＡＨＩパソコンなどを買ってワードやＥｘｃｅｌの
使い方について解説をした附録本を読みあさっていることがあります。
ワードやＥｘｃｅｌの使い方は普段必要に追われて仕事上使っている
だけなので、正式な使い方をよく知らないというのが本当です。
そこで一年に一度だけ向学心に燃える時期があります。
一冊の本を買って勉強する気にはならないし、そうかといって使い
にくくて仕方がないので、オフィシャルな文書からその使用法方を
勉強したいと思うのであります。
そういうハンドブックは薄ければ薄いほどよいというのが実感で、そ
れなら重たい思いをせずに通勤電車の中で読むことができます。
なぜそういう気持ちになるのでしょうか。それはワードが使い難いか
らにほかなりません。
もちろん自分のスキルがないことは百も承知の上でこのような文章
を書いています。手元に日経PC２１の２００４年４月号特別附録が
ありますが、この中で自分が調整した項目をピックアップして以下
に記してみます。
１２ページの自動的に箇条書にならないようにする設定、
１４ページの文頭のページが勝手に大文字にならないようにする設定、
２２ページの英数字の両端にある空きをなくさせる設定、
２５ページの行の先頭に空白を入力できないのでそれを解除する設定
いずれも便利だといわれているオートフォーマットに関するデフォルト
の設定を解除しております。
アプリケーションを使いやすくするためにデフォルトの設定をどんどん
外していくというのも非常に矛盾した気がしますが、とにかく使いにくい
のだから、しようがないことです。決して安いソフトでもないのに、付加
された機能をどんどんを外すことによって使いやすくなってゆくという
ことは、使いものにならない機能にお金を払っていることになりはすま
いか、と頭の片隅でちょっと考えるのですが、まあ細かいこと言うのは
やめましょう。そういう次第で自分に使いやすい環境にアプリケーション
を設定し使用することが業務の効率を引き上げることにつながり
ます。私の友人にＭＳ−ＤＯＳ時代から一太郎を使っている人がいます
が、この人に言わせると、日本語を扱う場合は一太郎の方がずっと操作
しやすいとのことでした。ただその人はワードをどの程度使える人か
わかりませんので、操作に不慣れなことがワードへの評価を厳しいもの
にしているのかもしれないという疑いが捨てきれません。一太郎はもと
もと日本語を作成する環境で開発されたもワープロソフトですので日
本語を扱う上では非常に具合いの良い設計なんだという話を聞いた
ことがあります。
ただ、私は一太郎をほとんど使ったことがありません。
春先にはフレッシュマンを対象にメールソフトワープロソフト表計算ソフ
トの使い方を解説したパソコン本が街にあふれますので、その時に附
録付きの本を入手して、基礎的な技術を再確認なさってはいかがでしょ
うか。
意外に効率よくスキルアップが望めるような気がします。