仕事のやりかた

1.文書の構成
質問・問い合わせでも依頼でも報告でも、大体次の要素が必要です。

依頼文の場合;
1.依頼事項(箇条書き)
2.理由(または背景として依頼の前に)
3.希望納期(回答期限・項目など)
答え難い依頼事項がある場合、希望納期や優先度などを依頼事項別に調整します。

質問の場合;
1.背景(または理由)
2.自分の調査結果・認識している内容
3.質問(複数ある場合は、項目を箇条書きにする)
4.希望納期(回答期限・項目など。ただし相手に明確な回答義務がない限り、設定してはいけません)
答え難い質問がある場合、希望納期や優先度などを依頼事項別に調整します。

報告の場合;
1.概要
2.調査要領(展示会の報告なら、どういう観点でどこを見てきたか)
3.調査観点毎の結果(複数ある場合は、項目を箇条書きにする)
4.所感(調査観点にまとめ切れない雰囲気、相手の状況など)

それぞれの書式において、全体の見通しが改善しにくい場合には、要約を先頭に置きます。 論文でもない限りは、1行程度。
それ以上細かい話は、ビジネス文書の関連書籍でも買って、勉強しましょう。
ただし、それを稟議書などのフォーマットに落し込むのは、最後の作業です。中身を固めるのが先決です。

2.5W1Hと5W2H
これも常識。事物(例えばビジネスプラン)を考えるときは、これらの要素を意識して、必要なら報告します。
5W1H:
When(時間)
Where(場所)
Who(実施した人、場合によっては対象となる人:Whom)
What(対象物)
Why(理由)
How(方法)
5W2Hだと、私の仕事では更にHow much(費用)を追加します。
職場の価値観によって、他にHow clean(衛生),How fast(速さ)などを採用するかも知れません。

3.(本当に小説家の方以外、)あなたは小説家じゃない
学校での作文の影響で、遠目に見ると四角い文章を書く人が多くいます。もう、極めて多い。
四角い文章は、書き手の意識を順番に表現できるから、その人の考えを追って行くのには良いことかも知れません。
しかし職場では、そういう文章を頭から最後まで丁寧に読む時間は中々持てないものです。
その中で改行、段落すらまともに付けられていない文書は、読むのが苦痛です。 こういう文書は差し戻しせざるを得ません(もっと悪い場合は保留・棚ざらし)。
従って、上記の文書の構成の様な項目を、あくまで箇条書きにすべきです。

4.忘れても良いもの
時候の挨拶などは、余程慎重に対応すべきお客様以外は、強いて意識しなくて良い項目と考えます。
むしろ凝り過ぎて本文以外の言葉が増えるのは非効率であり、社内連絡などでは無駄でしかありません。
英語であいさつしようとして、"How are you?"の返答を忘れる位でも、良いのではないでしょうか? (接客業だと、少々事情違うかもしれないけど)

5.約束を守るということ〜説明義務
言われた作業の指示を放置して、仕事を語る人は居ないと思います。
けど、無理難題を言われたり、実際に問題に直面したとき、必要なのはそれを説明し、アピールすることです。

作業指示・開始
↓
問題発生
↓
問題状況の説明(社内で見解まとめて、必要なら社外にも)
↓
納期遅れなど生じた場合の、代替策の立案・実行

(Plan-Do-Check-Actionサイクルと較べてみましょう)

特に問題状況などを説明する義務 という考え方は、欧米の仕事のやり方の良い点だと思います。
また代替策などのリカバリの努力を惜しまない点は、(サービス残業などの温床とも言われるけど)日本人の仕事のやり方の美点でしょう。
お客様にとって良いとは言えない事態でも、誠意を持って説明して、回復の努力を続けることが大切です。

6.相手の立場
特に依頼やクレームをつける時、それから議論を交わす場合、相手がどう考えているかを想像する努力を払わないといけません。
相手の(明示的な義務か、)メリットになる依頼や提案を出すべきなので、自分の言おうとすることがそれに当るか、常に考える必要があります。
特に飛び込み営業なんかは、各お客様のメリットに自分の売りこむ物が本当に合致するのか、見つめるべきです。

7.比較(少しでも取り柄のあるものを)
インターネットの普及で、なんでも世界中で価格競合を計ることが可能になりました。
しかし食料品など、世界一安い生産地だけで世界中の需要を賄い切れるものではないし、(自然災害などのリスク対策で)そうするべきでもないのでしょう。 この場合は地域に密着した生産を行う意味が(鮮度や安心感など)あるはずです。
こういう比較を、自分の製品・仕事・サービスなどについて行ってみて、取り柄は何なのかを考える様にしましょう。
何か取り柄が見つかれば、やはり世界中にインターネットが通じる世の中、どこかに必要とする人は居るはずです。

8.半歩先
仕事の段取りを覚えて、ちょっと先に見える問題点への改善提案ができる様になったらしめたもの。

言われてやるだけ。頭まっしろ。
↓
前回の手順を覚えて、繰り返すことは何とか。
↓
通常の手順を書き出して、後輩に教えることができる。
↓
手順自体に含まれる問題点を見つけ出して、改善策を出せる。

でもしかし、最初はこの始めのステップです。
ISO9001などで手順が文書化されていれば、3番目の状態から始めることが可能になります。 しかしそうでない仕事の場合、急がずに慣れていきましょう。
(最近のドラスティックな革新の中では、トップダウンで過去の手順をいきなり見直すこともあります。 しかし過去を見直すためには、それまでの手順の利点・欠点を理解した人が、どこかに必要です)

9.プレゼンの秘策
以前の上司から聞いたアドバイス。
「体のどこか一部分を隠す」 そうすることで、プレゼン相手から逃げた部分を作ります。
片手をポケットに突っ込んだり、後ろに回したり、演壇に立つこともこの一つです。
この話を聞いた時、粋がった外人のプレゼンが、ひどく理に適ったものだと思い知りました。

create:2001/7/2,last update:2001/8/7
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