仕事の依頼は名指しで

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 日本の常識は世界の非常識だという。まさにその通り。 メールの常識もそうだ。

 真剣勝負の海外ビジネスの現場では、その国の常識を理解しておくことが重要だ。「外国人は俺の言うことをちっともきかない」という日本人がいる。その外国人たちは本当に人の言うことをきかないのだろうか?あるいは、その日本人の仕事の依頼のしかたが間違っていたのかもしれない。

 海外で仕事の依頼をするときのコツは、1.依頼する相手を名指しする、2.期限を指定する、3.最後に「問題があれば連絡してくれ」と記す。仕事の到達目標は、あいまいな表現を避けて、具体的に、誤解が無いように明示しなければならない。

例えば、

To: tony@nowhere.com
Cc: tonysboss@nowhere.com

Tony,
Please send me the draft copy of today's meeting minutes by next
Friday morning.
If you have any problems, please let me know.
Thank you.
Keri

 最後に、「問題があれば連絡してくれ」と書くのは、「連絡が無ければ、問題が無い」つまり、相手はこちらの指示に従うことに合意した、ととれるようにするためだ。返事が無い、なんていう事は、どこでも起り得ること。相手に逃げ道(いいわけ)を作らせないのが仕事の鉄則。

 仕事の依頼もメールでくることが多いが、中には、あて先に何人もの名前を連ねて、誰に何を頼みたいのかさっぱり分からないメールもある。そんなメールを送っておいて、「みんな私の言うことをきいてくれない」なんていっているようではどうしようもない。しかし、現実にはこれと同じ事をくりかえす人がどれだけ多いことか。

ありがちな日本人のメール

To: A@nowhere.com, B@nowhere.com, C@nowhere.com, D@nowhere.com,

今日の議事録がないと、あとで大変なことになります。大至急議事録が必要です。
以上。

 これじゃ、Aさん、Bさん、Cさん、Dさんの誰に返事をしてほしいのか、議事録を作ってほしいのかどうかさえ、わからない。Toで複数のあて先に送るときは、返事も対応も要らないときだけだ。

 日本人は、相手にストレートな要求をするのが苦手だ。波風がたたぬよう、ソフトに伝えるのが常識があるとされ、伝えられたほうも、言外の気持ちを汲み取り行動することがよい、とされる。

 海外でも、Noとダイレクトに言う代わりに、遠まわしな言い方をすることがあるが、それは高度なテクニックを使うときだけ。例えば、「御社ご提案の件、答えはすでに決まっているのですが、御社にどのように伝えるべきか、社内で検討中です」など。これで、「Yes」の返事を期待してはいけない。

普通の業務では、日本でもやはり、ストレートに伝えることが大切だ。


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