国税関係帳簿書類の電磁的記録等による保存制度


電磁的記録等による保存等の要件

国税関係帳簿書類の電磁的記録又はＣＯＭによる保存等について税務署長等の承認を受けている保存義務者は、次の要件に従って、電磁的記録又はＣＯＭによる保存等を行わなければならない。（電子帳簿保存法４，５，電子帳簿保存規則３，４）

国税関係帳簿の電磁的記録による保存等の要件（電子保規則３@）
  1. 電磁的記録の訂正・加除の履歴の確保
    その帳簿に係わる電子計算機処理に、次の要件を満たす電子計算機処理システムを使用すること。

    1. その帳簿に係わる電磁的記録の記録事項について訂正又は削除を行った場合には、これらの事実及び内容を確認することができること
    2. その帳簿に係わる記録事項の入力をその業務の処理に係わる通常の期間を経過した後に行った場合には、その事実を確認することができること

  2. 各帳簿間での記録事項の相互追跡可能性の確保
    その帳簿に係わる電磁的記録の記録事項とその帳簿に関連する他の帳簿の記録事項（他の帳簿も、電磁的記録又はＣＯＭによる保存等の承認を受けているものである場合には、その電磁的記録又はＣＯＭの記録事項）との間において、相互にその関連性を確認することができるようにしておくこと。

  3. 電子計算機処理システムの開発関係処理等の備付け
    その帳簿に係わる電磁的記録の保存等に併せて、次に掲げる書類の備付けを行うこと。但し、その帳簿に係わる電子計算機処理に、他の者が開発したプログラムを使用する場合には１と２の書類の備付けは必要ありません。また、その帳簿に係わる電子計算機処理自体を他の者（その電子計算機処理にに保存義務者が開発したプログラムを使用する者を除きます。）に委託している場合には、３の書類の備付けは必要ありません。

    1. その帳簿に係わる電子計算機処理システムの概要を記載した書類
    2. その帳簿に係わる電子計算機処理システムの開発に際して作成した書類（例えば、システム設計書、プログラム仕様書）
    3. その帳簿に係わる電子計算機処理システムの操作説明書
    4. その帳簿に係わる電子計算機処理及びその帳簿に係わる電磁的記録の保存等に関する事務提要（その電子計算機処理を他の者に委託している場合には、その委託契約書及びその帳簿に係わる電磁的記録の保存等に関する事務提要）

  4. 見読可能装置の備付け等
    その帳簿に係わる電磁的記録の保存等をする場合に、その電磁的記録の電子計算機処理の用に供することができる電子計算機、プログラム、ディスプレイ及びプリンタ並びにこれらの操作説明書を備え付け、その電磁的記録をディスプレイの画面及び書面に、整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力することができるようにしておくこと。

  5. 検索機能の確保
    1. 取引年月日、勘定科目、取引金額その他のその帳簿の種類に応じた主要な記録事項を検索条件として設定することができること。
    2. 日付又は金額に係わる記録事項については、その範囲を指定して条件を設定することができること。
    3. 二つ以上の任意の記録事項を組み合わせて条件を設定することができること。


国税関係書類の電磁的記録による保存の要件

国税関係書類の電磁的記録による保存においては、国税関係帳簿の電磁的記録による保存等の要件３から５と同様の要件に従って、その書類に係わる電磁的記録の保存をしなければならない。

国税関係書類のＣＯＭによる保存等の要件

国税関係帳簿のＣＯＭによる保存等においては、国税関係帳簿の電磁的記録による保存等の要件及び次の要件に従って、その帳簿に係わる電磁的記録の備付け及びＣＯＭの保存をしなければならない。

  1. ＣＯＭの作成過程に関する書類の備備付け

    1. ＣＯＭの作成及び保存に関する事務提要

    2. 次の事項が記載された書類

      1. 保存義務者（法人にあっては保保存責任者）のその帳簿に係わる電磁的記録が真正に出力され、そのＣＯＭは作成された旨を証する記載及び記名押印
      2. ＣＯＭの作成責任者の記名押印
      3. ＣＯＭの作成年月日

  2. 索引簿の備付け
    ＣＯＭの保存に併せて、帳簿の種類、取引年月日その他の日付及び勘定科目を特定することによりこれらに対応するＣＯＭを探し出すことができる索引簿の備付けを行うこと。

  3. ＣＯＭへの索引の出力
    各ＣＯＭごとに、その記録事項の索引を出力しておくこと。

  4. マイクロフィルムリーダプリンタ等の備付け
    ＣＯＭを保存する場所に、日本工業規格の基準を満たすマイクロフィルムリーダプリンタ及びその操作説明書を備え付け、そのＣＯＭの内容をそのマイクロフィルムリーダプリンタ画面及び書面に、整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力することができるようにしておくこと。

  5. 当初３年間におけるＣＯＭの記録事項の検索機能の確保
    その帳簿の保存期間の当初の３年間（つまりは、３年溯り易くしておくということ）について、次の１又は２のいずれかの措置を講じておくこと。

    1. ＣＯＭ保存に併せて、次の要件に従って、そのＣＯＭに係わる電磁的記録の保存を行うこと。

      1. その電磁的記録の電子計算機処理の用に供することができる電子計算機、プログラム、ディスプレイ及びプリンタ並びにこれらの操作説明書を備え付け、その電磁的記録をディスプレイの画面及び書面に、整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力しることができるようにしてくこと。

      2. その電磁的記録について次の要件を満たす検索機能を確保しておくこと。

        1. 取引年月日、勘定科目、取引金額その他その帳簿の種類に応じた主要な記録項目を検索の条件として設定することができること。
        2. 日付又は金額に係わる記録事項については、その範囲を指定して条件を設定することができること。
        3. 二つ以上の任意の記録事項を組み合わせて条件を設定することができること。

    2. ＣＯＭの記録事項について、上記Xの１のAの検索機能に相当する検索機能を確保しておくこと。


国税関係書類のＣＯＭによる保存の要件

国税関係書類のＣＯＭによる保存においては、上記国税関係帳簿の電磁的記録による保存の要件のV（電子計算機処理システムの開発関係書類等の備付け）及び国税関係帳簿のＣＯＭによる保存等の要件と同様の要件に従って、その書類に係わるＣＯＭを保存しなければならない。（電子帳簿保存規則４A）

国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存に代えて行うＣＯＭ保存の要件

国税関係帳簿書類の電磁的記録によ保存に代えて行うＣＯＭの保存においては、国税関係帳簿のＣＯＭによる保存等の要件又は国税関係書類のＣＯＭによる保存の要件と同様の要件に従って、その電磁的記録に係わるＣＯＭの保存をしなければなりません。（電子帳簿保存規則４C）


電子帳簿保存法の目次