2017/01/22:renewal
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『タイム・マネジメント』

◆ タイム・マネジメント
【時間管理法の基本】
　ベンジャミンフランクリンは、時間の大切さについて、次のように述べています。
「生命を愛するなら時間を浪費するな。時間こそ命を作り上げる原料である」
　一日の時間は誰にとっても二十四時間ですが、これをダラダラと非効率的に使うか、テキパキと能率的に使い切っていくかによって、何ヶ月後あるいは何年後かには、大変な差が生まれる。

  1. 基本戦略が確立されていること
  2. 予定を組む
  3. やるべきことを書きとめる
  4. 前日の終わりに次の日の準備をする
  5. 考えても仕方のないことは考えない
  6. スピード処理による時間管理をする
  7. 常に「今、一番うまく時間を使っているか」自問自答をする
  8. 時間管理のテクニックを身につける
  9. 中心思考の活用
  10. いまやるべきかを確認する
  11. その場で結論を出すことが出来るときは、その場で決定する
  12. 焦らずに長期的に最大効果が出るように
  13. 頭を使う
  14. 効率的行動をする


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【時間管理のテクニック】
　人間一人に与えられている時間は、一日二十四時間に限られています。自分以外の人の時間が使えると、自分の時間は質の高い仕事に当てられます。とくに、リーダーは自分ばかりが真剣になるのではなく、人を真剣にさせることが大切です。一方で各種作業を代行して貰います(調査、読書、出張‥‥‥‥etc)。
　また、定型化している仕事の中で、目標達成の観点から、ムダのものがないか、大気的にチェックするようにします。

  1. 同時に出来ることは同時に
  2. リラックス状態での適度な緊張感を保ち、物事に集中
  3. 行動につながるスピーディな会話を
    ① 解説的な発言、繰り返し言葉、行動に無関係な発言はやめる
    ②「成る程」「すばらしい」と云った感想発言に終わらないで、
    　次の行動に結びつく、建設的な発言を心がける
  4. 問題を一人で抱え込まない
    ① 専門家の積極的な活用を図る
    ② 積極的権限移譲を進める
    ③ 他人の時間を有効に活用する
  5. 仕事のコレステロールをため込まない
  6. 待ち時間、コマ切れ時間を有効にする

【スピード処理による時間管理】
　「葉隠」には「七息思案」と言う言葉が紹介されています。「思案は、息を七つするほどの時間で決めろ」と言う意味です。また、「万事しだるきこと十に七つ悪し」とダラダラした態度を戒めています。頭を整理して素早い判断をし、即座に行動に移ることです。 　要するに、「そのうち」、「また明日」などは行動力を著しく鈍らせます。野球の試合でボール玉を待つことを止めるとか、会議や打ち合わせもをテキパキ要領よくすませるよう心がけます。

  1. 気を入れて仕事に集中する
  2. 意志決定、実行は、タイミングが悪くない限り、その場で処理！
  3. 仕事(未処理書類)をためるな！
  4. ダラダラとした仕事にならないよう、終了、完了予定時間をあらかじめ限定してから実行！
  5. 電話は極力こちらから

【中心思考による時間管理法】
　仕事の重要・非重要度を把握して重要度の低いところで時間をとらないようにします。とくに、戦略による絞り込みや戦術上のポイントあるいは問題点による絞り込みが重要です。
　さらに大事なことは、次はどうすると云うところまで整理を進めることです。中心点が明確であると再開時にスムースなスタートが容易に出来ます。それから今後のチェックポイントを見やすいところにハッキリ書き残しておき、次回の参考に供します。例えば、封筒なら封筒に直接ポイントを欠きます。一般資料ならポスト一途などを活用するとか、書類であれば空白にメモを残すようにします。
　仕事中に集中力を妨げる雑念が沸いてきたときは、メモに書き留め後で処理することにします。当座はすっかり忘れて安心して仕事に打ち込めます。

  1. 短時間に中心・骨組みを掴む
  2. 素早く当事者として中心にとけ込む
  3. 戦術のポイント、問題点を明確に把握しポイント以外のところで時間をとられないこと
  4. あふれる情報の中から価値ある情報を効率的に探し出すには、まず絞り込みを工夫する
  5. 混乱状態のままで物事を中断しない
  6. 短期記憶力を高め、中心骨組みだけは忘れないで、次の再開時に備える
  7. その場その場で頭の切替をきちんと行い、集中する

【頭を使った時間管理法】
  1. 常に先を予測し、ついでにできることはまえもってやる
  2. 手順をよく考える
  3. 筋道を立てて、一歩一歩前進する
(要点)
　共同作業の場合、関係者の準備期間も考慮に入れ、総合的展開を図ります。基本原則は、自分だけが焦っても効果がありません。そして、同じことの繰り返しは極力避けます。二度手間にならないようにします。おいしい料理のように段取り、前準備の心がけをする事が大切です。
　従って、効率的行動にはルールがあるます。

『効率的行動法』
  1. 優れた仮説により無駄な調査を省く
  2. 優れた後送、計画により無駄な作業を最小にする
  3. 根本原因を取り除くことをせず、”応急処置の繰り返し”ということにならないこと
  4. 計画を途中で大きく変更しないように、基本方針については最初に十分検討すること
  5. 実現可能性の低いものに手を出さない

　例えば、必要情報を短時間に探し出すには、優れた仮説をおき、十分に対象を絞り込んでから調査に入ります。ですから、動くと云うことと、働くと云うことではその質に大きい違いがあります。動いているときには、どうかすると仕事をしているような気になりがちです。構想の曖昧な企画・計画のいい加減な仕事は実は無駄が多いのです。
　また、効率的な仕事をするときには、可能性があると判断したなら、総力を挙げて必ず成功させることです。(もちろん実現したときの効果の大きさを考慮する必要があります)

【新しい仕事を早く覚える法】
  1. すぐに役立つものから覚えていく
  2. 基本に忠実に
  3. 実践の場で覚える
  4. 記憶の方法を工夫する
  5. 繰り返しツールを利用する
  6. 活字などから吸収した知識の断片を実際知識にする
  7. マスターするまでの目標期間を設定する
  8. 限界に挑戦
(要点)
　仕事の中でも勉強します。なかなか実践の場がなくても積極的にチャンスを探します。
　記憶については、
① イモズル式記憶をする。
　● 一つのことを覚えたら、ついでに関連事項も覚えてしまう。
　● 自分の他の記憶と関連づけて記憶します。
② 無意味なものは有意化して記憶。(何故そうなのか容易に
　判るものは確認し、理由づけをもって記憶。その他は、発音上、
　形態上の類似物と関連で記憶するなどの連想を利用します。)
③ 記憶は極力イメージ化したかたちで記憶するように工夫。
④ 周囲の状況の中で記憶。
　　(どこで、、どのように、、という形)
また、学習ツールとしてカード、メモ帳、ノート‥‥‥‥etcの活用や、記憶の方法についての工夫、専門家のアドバイスによる自分の限界の確認など絶えず心がけます。

【スケジュール管理の基本】 　
  1. 戦略、基本方針に関する関係者のコンセンサスを得る
  2. 実行計画を立てる
  3. 定期的にチェックする
    1. 重要事項については特に徹底したチェックを行う
    2. 人に任せっぱなしでなく、必ず定期的チェックを行う
    3. 極力直接会って進捗状況を話し合う
    4. 必ずスケジュール表との対比を行う
    5. どこかでなにもしていない状態になっていないか―に気を配る
  4. 非定常業務の場合には特に注意して管理する
(要点)
　関連業務すべてについて、スケジュール表を整理してもっておきます。また、非定常業務とは、「実績のない業務」であっても、そのひとにとっては、はじめての業務のことになります。定常業務のように、正確に仕事内容、作業量などを見積もれないので、スケジュールが狂いがちになります。その上、新しい問題が生じやすくなります。そこで、人が問題にぶつかっていれば、解決のため手を貸してあげます。

【忙しすぎて困ってる人に】
　計画通りにことが運ばないことが判ったときは、すでに遅いという場合が多いものです。「スケジュールが管理の基本」ですから相手のコンセンサスを得たうえで、綿密な計画とそのチェックを実行することがまず大切です。それにも関わらず、計画通りにことが運ばないときは、考えを改めて次の項目を確かめ、実行するのが一番です。

〔多忙の中から時間を作る法〕
(1) 効率的な仕事をする
(2) 仕事を減らす
　　①戦略的に重要なものに絞る
　　②人に任せる
　　③無理な計画を立てない
(3) ごてごてから先手先手のパターンへ

(要点)
　まず、「時間管理法の基本」を参照して下さい。
任せられる人をうまく育てているか。不可能なことをやろうとしていないか等、確認が大切です。仕事は、心に余裕が出来るに従い、頭を使った真に効率的な仕事が出来るようになりきます。

〔計画(目標)どおりにことが運ばないとき〕
  1. 早急に原因、対策、計画を考え、行動を起こす
  2. 水平思考を試みる
  3. 目標変更をする


(ポイント)
いままでと違ったアプローチを試みます。　　次ページにつづきます
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