◎活用法 キーとなるアイテムを入れたインデックスは、データーベースになる レポとマネージメントの目的 アメリカのレコード・マネジメントの著作に「レポートマネジメント」という章があり、オフィスの情報量増大の主たる原因がレポートの増加にあり、”焦眉の急は、紙文書によるレポートの爆破的増加をコントロールすること”と、警告しています。アメリカのビジネスパース万にとって、個人の業績やオリジナリティの提示は、レポートの量で計られているようで、この部分は、我が国と大きく異なります。 レポートマネジメントの目的は、 ①不要なものは提出させない。 ②同一目的のものを各セクションが出さないよう統合する ③内容を効果があるように見易く再デザインする ④配布先を限定する ⑤コピーを押さえる ⑥(定期発行するものについては)発行回数を少なくする ⑦適宜マイクロフィルムを利用する ⑧ハードコピーを減らすため、コンピュータ画面を利用する の、八項目です。 こうした対処の方法は、アメリカにおける場合だけでなく、日本文書一般にも当てはまるものと考えて良さそうです。
インデックスの作り方
参考文献：ファィリングがわかる辞典、野口靖夫著、日本実業出版社刊 |
