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2006/10/16:更新


まとめのテクニック
Tファイリングシステム企画計画のためのまとめのテクニック
ファイリングは整頓ではない
 IT革新時代の情報の洪水には、否応なしに、整理のマネ、整頓のマネをしないと、生き残れません。
レコード・マネージメント  日常業務で発生した文書を、必要なときには、直ちに取り出せるよう整理保管しておくシステムのことです。
ファイリングの目的
 経済的効果で評価したのは過去の時代、ニーズは、創造性発揮、ルールの徹底、重複作業の回避等の整備。
ファイルを見ると自分がわかる  必要な「スキル=習熟度」を自分で推量できるでしょうか。求められるのは、専門知識のテクニカル・スキルです。
ファイリング上手は仕事上手
 当たり前のことを当たり前にやるのが料理人の心得だとききます。名人でも腐った鯛でおいしい料理は出来ません。
書類の一生  この文書のライフサイクルは、人生の知的側面にある、学習から一種の枯渇に至るプロセスに似ています。
U 情報収集のテクニック企画計画のためのまとめのテクニック
標準化思考
 ルーチング・ワーク(定型的な仕事)は、標準にしたがって機械的に動いた方が心身ともに楽になります。
自主規制はなぜ守れないか  合理的な情報整理は、情報にたいする評価と、ハンドリングの教育・しつけがなければ、成功しません。
情報収集のメディアと要素
 文書は、記録者・報告者名、日付、情報発生場所の「三つの要素」に内容が付随、検索キーのフローを有効活。
V ビジネス文書の作成企画計画のためのまとめのテクニック
情報の文書化と必要な要素  本に例えると、項目や章の見出しなどの意味のまとめと、段階的説明の仕方で理解のさせ方の工夫をいいます。
W 文書の分類と整理ビジネス機能の一覧表
「大・中・小の分類とは」
 意味の一貫性にこだわりません。「人事」「採用」「面接資料」は、よく使われる大・中・小分類のタイトル例です。
X ファイル・メンテナンス 企画計画のためのまとめのテクニック
Y OA機器の活用 企画計画のためのまとめのテクニック
Z 情報別ファイリング・ツール企画計画のためのまとめのテクニック
レポート・報告書  オフィス情報増大の主原因はレポートの増加、焦眉の急は紙文書の増加をコントロール。(USAの例)
[ 情報ファイルの活用企画計画のためのまとめのテクニック
情報ファィルの活用
 独り占めは日本独特、<文書の共有化>欧米ではファィリングの問題であまり問題にはならないようです。
文書をスリム化する  保管文書に秩序を与えるには適切な「分類・タイトルづけ・収容具と展示法」が要求されます。
\ リスクヘッジ企画計画のためのまとめのテクニック
遅れている日本の情報損失対策
 情報の防衛より財産の防衛を優先、ソフトウェアよりハードウェアを重要視する根深い考え方があるといえそうです。