あいまいな取り決めでなんとなく動いてしまうのは、なんらかの拘束から逃れようとする心理が働いているのかもしれません。

　しかし、情報を整理するファイリングとは、きわめて合理的に、そして能率的に事務的な処理をする対象であるべきです。
そのためには、最小限のルールの設定とそれを守る意識と行動が必要です。そして、組織活動のどの部分に標準化する約束事が必要かそれを考えてみます。

1. 制度の標準化　責任者と担当者を明確にし、義務と責任を負って貰うべきです。
2. 管理の標準化 組織と個人が日常業務の中で継続的に管理するのでなければ、長続きしません。
   
3. 手続きの標準化 階層的あるいは業務種的な面における文書の流（workflow)がハッキリしていれば「配布先」オリジナル（原紙）の「保管元」も明確に出来るはずです。
   
4. 環境・用具の標準化 オフィス家具や什器、そしてファイル収納具にいたるまで、シンプルな規格品によって統一性をもたせた方がよいでしょう。広く「用具の標準化」を図るのは、コストと補充の両方で後々有利になります。

   （註　出典＝ファイリングがわかる辞典・野口靖夫著）