「ドキュメント・プロフィール」を伝える

　ドキュメントの記録(著)者、作成年月日、盛り込まれた情報の出所、タイトル(名称)といったプロフィールを表現することは非常に大切です。前の三項目は、既に「情報の３要素」として話しましたが、それらに(名称：タイトル)を加えた四要素は、情報の「検索キー」として、最小限必要な項目です。

「レイアウト・オブジェクト」を伝える
　一冊の本で考えると、わかりやすいです。それは、複数のページから構成され、ページは、レイアウト単位であるフレームから成り立ちます。さらに、フレームは、複数のブロックから構成されています。ブロック全体の中では、表現形式が統一され乱れが許されません。

「論理・オブジェクト」を伝える
　本に例えると、項目や章の見出しによる、意味のまとめと、段階的説明の仕方による理解のさせ形の工夫をいいます。

「表現内容を伝える」を伝える
　文章・図・グラフなど、文字とグラフィックな手法により、内容をストレートに理解させる表現力を指します。

組織の統合と情報の共有化
　一方、それと逆の事態が起こりつつあります。リストラによって人的設備効率が上昇したとしても、情報の点から見ると、統合された組織単位が持参した情報をキープしたまま、というケースが圧倒的に多いようです。
　(ビジブル情報の共有化)が図らなければ、経営的な見かけの数字は良化したとしても、知的な面における効率向上や快適性は得られないことになります。情報の危険分散の点からも、組織の統合はこれに逆行するわけですから、十分なプランニングが必要と思われます。

異文化交流
　欧米で(文書によるコミュニケーション＝Written communication)が発達した理由のひとつは、同じオフィスで異人種同種が意志疎通を図りながら働く状態が、ごく普通になったからです。日本人が外国人に向けて熱心にレターを書く現象が、日本のオフィスの中でもやれるとしたら、文書化の意義はもっと理解され、作成技術も向上するに違いありません。

知識の伝承
　情報や知識をビジブル化する習慣のうすい日本では、定年で人を失うとともに、情報や知識も失われます。経済成長をささえてきたベテランたちは、続々と職場を去りつつあります。この人たちが持っていた情報も顕在化・固定化して伝えるには、一刻も早い文章(映像)化とそのファイリングが焦眉の急の課題です。

参考文献：ファィリングがわかる辞典、野口靖夫著、日本実業出版社刊
　ファィリングの技術、野口靖夫著、日本実業出版刊