電子メール文章作法
電子メール文章作法
（参加者 敬称略）飯牟礼、捧、佐藤、渋谷、福田、武藤、矢田彩子
側島文夫
１．電子メールの心構え
手紙、電話、ファックスにはない電子メールの特長は、即時に送れ、相手は
好きなときに読め、その文章を再利用できるということである。
制約は、電話回線につながったコンピュータ等の機器を操作しなければなら
ない点と、現在、文字以外の図形等のデータの送信がまだ一般的ではないとい
うことである。さらに電話と違い同時に双方向のやり取りができないことであ
る。
以上のことから、電子メール発信側の心構えは、伝えたいことが正確に相手
に伝わるように配慮することであり、これにつきる。
２．電子メールの形式面
（１）長さ・改行・段落
電子メールは、プリントアウトされず、ディスプレイ上で読まれるのが一
般的であるので、正確性を損なわない範囲で簡潔にする。
経験的に読み易いとされる１行全角３５文字程度で改行する。文章の区切
りには１文字下げの段落を設けるか、空白行を入れるなど、読み易いよう配
慮する。
（２）用字用語
漢字の使用、送りがな表記については、基本的には書き手の自由であるが、
公用文や新聞の表記方法を参考にするのも良い。
（３）いわゆる機種依存文字等の不使用
一部のパソコンでしか表わせない、半角カタカナ、ローマ数字、○で囲ん
だ数字などの機種依存文字等を使わないようにする。
３．電子メールの内容面
（１）タイトル
タイトルは本文の内容が推測できるように付ける。単なる「情報」、「お
知らせ」といったものは避け、「○○についての情報」、「2/28懇親会のお
知らせ」などとする。また、発信者による検索ができるように、タイトルに、
発信者名を入れるようにする。
（２）原則１通１用件
電子メール１通には、原則として用件は１つとする。複数の用件を書くと
きは箇条書きにする。
（３）起承転結
まとまった文章の場合、「起承転結」を意識して、書きたい内容を再構成
するとメリハリの効いたものになる。ただし、文章によっては、裁判の判決
のように、最初に結論を示し、その後に理由などを述べるというのが有効な
場合がある。
（４）引用
電子メールの返信にはもとのメールの引用が簡単にできる。それだけに、
引用が過剰にならないように必要最少限に止めるよう注意する。
（５）署名
ディスプレイで読まれると全体が一覧できないので、最初と最後に自分の
名前を入れる。最後の署名には、必要に応じメールアドレスや連絡先を付記
する。
（６）味付け
電子メールが、法律の条文のように味もそっけもなくなってもつまらない
ので、電子メールの用途によっては、言葉遊び、しゃれなどを織り込んだり、
フェイスマークの効果的活用などで、個性を発揮するのも良い。
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