◎活用法
誰もが使える共有化ファィルにする
日本独特の問題提起
情報を独り占めにしたり、指名されてもいない特定の個人が情報を何となくコントロールしているように感じます。
こうした状態は、日本のオフィス業務関係でよく見られます。これは＜文書の共有化＞が管理体制や個人の習慣のまずさに左右されることを証明するようなものです。
最近、ファィリングの問題で、頻繁に取り上げられる共有／私有の区別の概念は、欧米ではあまり問題にはならないようです。それは、
①職務分担が明確になっている。
②管理者に情報取り扱いのセンスがある
③経営資源として情報を評価している
と、いう理由によって、共有／私有を論ずる口実を与えない仕組みになっている予想です。
【担当者に任せる】利点
「ファィリングシステムには、しょっ中、小さな変更があります。そうしないと、ファィルに、《中年の危機：ミッドライト・クライシス》がおとずれます」。アメリカのレポートは、このようにおもしろい表現をします。「クラーク(担当者)による中央コントロールは大切。組織の規模や保管文書の複雑さを考慮に入れることが大切。必ずしも担当者がこのために、フルタイムで働く必要はありません。危機的状況の責任回避は、担当管理職が、どのくらいのオーソリティ(権限)をふるえるかにかかっています」。
【ファィル具は共有化ファィルのためのもの】
いままで取り上げた器具やサプライズは、ほとんど組織構成員が共同で使うためのものです。
パーソナルユースのものは、共用型ファィル具の中から、個人としても利用できそうなものを流用しただけです。逆に、個人利用で便利なもの(例えば、紙袋ファィル)を共用に回すと失敗します。他人の利用を意識したファィルは、個人用のものとは相容れない要素があると考えなくてはならないでしょう。共用型ファィリングには、管理体制とともに、器具類選択の要素も絡んでくると言うことになります。
参考文献：ファィリングがわかる辞典、野口靖夫著、日本実業出版社刊
ファィリングの技術、野口靖夫著、日本実業出版刊
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