2017/01/22:renewal
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『仕事の進め方 ―応用編― 』


《情報の集め方・まとめ方》
  目   次  
  1. 情報収集の仕方
  2. ネットワークの広げ方
  3. 書類整理/ファイリングの仕方
  4. 整理整頓の仕方
 《  内    容  》 
【情報収集の仕方 】
 戦国の世の中、信長や秀吉の時代では、情報の収集力が生きるか死ぬかを支配していたことはよく理解できます。情報収集の多様化したいまの世の中では、さらに、工夫が要求されて当然になりました。
  1. 戦略が明確なこと
  2. 問題意識をハッキリ持っていること
  3. 情報収集のポイントはギブ・アンド・テイク
  4. 沢山のものごとに好奇心を持ち、行動半径を拡大する
  5. 多くの人と接触する努力を払う
  6. 人の話を聞くだけでなく極力、直接待券、試してみること
  7. 情報源は平素から芋づる式に深く突っ込んでおくこと
  8. 情報源の整備拡大を徹底する
    @口コミ;専門家の友人を多く持つ
    Aマスコミ;ラジオ、テレビ、新聞、雑誌、本、電話帳
    B公的機関;図書館、JETRO、大公使館出張所
    C調査機関;調査会社、コンサルタント会社、技術売買情報会社
    D人の持っていない情報源の確保
    Eクローズド情報;各種情報誌
    F公式、もしくは非公式の知識集団を持つ
    G海外情報
    H新技術利用の情報源
  9. 情報価値をよく理解すること
  10. 部分だけでなく全体の情報も得る
  11. 競争相手の情報の得方 @競争相手の立場に立って考える
    Aちょっと仕掛けてみて、競争相手の動きを見る
    B第三者を通じて調査
    C特許情報、新聞情報の活用
要約
 氾濫する情報の中から、有用な情報を抽出するため、絞り込みの条件は、戦略によって設定します。例えば;国際経済を考えるポイントとすると;1)円・ドル問題、2)エネルギー、3)安全保障、と、いうような様式になります。つまりありふれた情報を整理することで一つの傾向を見いだせます。いまは亡き土光さんは、意外なところに情報がある。問題意識を持っていれば、「顔を見たらコミュニケーション」といったアドバイスをしていました。「問題意識の持ち方」参照 同じ情報収集の方法として、塚本ワコール社長の意見は、「もっと見る目を大きく持てば、人生というものは、もっと広がるのです。それを小さく縮こまってしまうから、ちょっとしたことの解説行き詰まってしまうので」と、着想を戒めています。情報は、他人の見た目は本当に役に立ちます。ですから、異業種分野の人、知識人、社内他部門の人、など、自分のネットワークにいれるよう、まず顔を覚えられるようにしなければなりません。
 情報の信頼性が高いのはなんと言っても、一次情報です。情報収集は一次情報の発信元に近ずく必要があります。これからのビジネスは、情報が生命ですから、ユニークな情報交換を自前のグループとしてつくる必要があります。語学の練習も必要です。インターネットの活用、ボイスメール活用など自分だけの情報収集テクニックによる、特殊な情報源を確保しなければ、これからの仕事は出来なくなります。
 それで、情報源による成功率の違いを理解して、情報収集のポイントを次項に定めます。
1)自分の教育と経験(46%)
2)組織外部の人からの情報(30%)
3)文献資料(7%)
4)組織内情報(4%)
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【ネットワークの広げ方 】
  1. 積極的に人に会う
  2. ギブ・アンド・テイクの姿勢
  3. 相手に信頼される
  4. 楽しい会話が出来ること
  5. 自分の職業に全く関係のない人との接触を図る
  6. 各分野における情報を握る
  7. 会を主催する
要約
 コミュニケーション・ネットワーク、つまり、ビジネス情報のネットワークをつくるには、人見知りは、禁物です。戦略に基づいて積極的に人に会うことが重要です。これから、情報交換をするかもしれない相手を、仇や敵を前にするように身構えては、話は出来なくなります。気楽に人と話の出来る姿勢を身につけます。
積極的に接触するには@相手の利益になるものを持っていることが大事です。A相手の長所も早く見抜かねばなりません。B人に利益になる情報を幅広く、積極的に提供する姿勢で接するなど、三点に気を配ります。
 また、コミュニケーション・ネットワークのように人の輪を広げるためには、「信用を得る法」「会話を楽しむ法」も必要になります。いつも会社の人とばかり飲んでいたのでは、ネットは広がりません。さらに自分の、ネットワークの長所、弱点を明確にしてしっかり理解したうえで、情報の交換会、勉強会、研究会などのネットワークに対処します。「会の作り方」
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【書類整理/ファイリングの仕方 】
 書類整理のコツは、集めた情報は、直ちに分類・整理して、不要なものは捨て、必要なものは、「いつでも取り出せるよう」に、ファイリングします。そして、書類のコレステロールはためないようにします。(情報処理が鈍くなる)コレステロールがたまりすぎると動脈硬化を起こします。
  1. 分類の仕方
    @戦略、部・課の基本方針に基づく分類
    A分類が困難なときは同様のもの(似たもの)を参考にする
    B使用頻度の高いものを取り出しやすいところへ、低いものは別に分ける
  2. 書類のコレステロールをためない
    @定期的チェック;一年以上使わない情報は、契約書などは別にして原則的に捨てる
    A戦略的に重要度の低いものは、最初からため込まない
    B書類をためずに、その場で行動を起こす
  3. 未整理文書の短時間処理
要約
 情報の整理は、記憶に頼らず、直ちに分類・整理して、不要なものは捨てて、必要なものは「いつでも取り出せる」ように分類しておきます。必要のない情報がたまり出すと、必要な情報・即時処理が机の上に滞留してしまいます。書類を短時間で処理するためには、@戦略上重要なものに焦点を絞る、A速読の活用、B極力保留せずに必要アクションを取る、C最低必要限の書類を取っておく等、自分なりの原則を決めておきます。
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【整理整頓の仕方 】
 日本人は整理下手といわれます。国民性かもしれません。が、国際化のためには改めなければ互してゆけなくなります。とにかく、書類や資料は、溜っぱなしになりやすいのです。けれども、記憶に頼って整理をしていては、やがて限界に達します。整理はしなくてはいけません。
  1. 身の回りの未整理状態のチェック
  2. 分類の仕方
    @異なる対象の中から共通要素、抽象的共通概念を捜し出す
    A捜し出すのに時間がかからないこと
  3. コレステロール(余分なもの)は捨てる
    @定期的にチェックし、定まった期間(一年間)使わなかったものは、原則として処分する
    Aはじめから余分なものは手に入れない
    B書類を残すより、行動を起こす
  4. 無駄な動作を最小に;ついでに捨てる、しまう、取り出す
  5. 先手、先手の処理
要約
 整理整頓の対象を、本、写真、レコード・テープ・CD、衣料、台所用品、スポーツ用具、手紙・書類・住所録、各種情報(電話番号;レストラン、買い物)等々、etc、に定めます。
 次は、分類能力を高めるようにトレーニングなどをして日常の習慣にします。
 @まず、区分けするという考えの統括、くくり方の問題です。整理・整頓する場所、人、目的、何時などをハッキリ定めます。
 A使用頻度の高いものは取り出しやすいところに、単純な分類法あるいはワープロパソコンなど、を使用します。
 Bとりあえず保管するという中途半端な整理はしないで、行動を起こすべきか、それとも書類を廃棄すべきか、まず、考えます。
未処理方法は未定のままにしない。後に残さずその場で処理を、原則にします。
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