マニュアル(Manual)講座 −−新版作成中−− 伸びる企業はマニュアル上手
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1. マニュアルとは
2.マニュアルの役割
3. マニュアルのつくり方
4.業務分析
8. 教育・訓練マニュアル
10. マニュアル・メーカー編
11. マニュアル文章
12. マニュアルの図解表現
13. マニュアル有効活用
14. マニュアル事例
15. マニュアル作成ツール
16. マニュアルセミナー
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02 マニュアルの役割1 マニュアルの役割−− ビジネス分野でのマニュアルの適用範囲は,仕事の処理手順や手続きを記述した「手順書」・「処理要領」類,機器類や,パソコンや情報システムなどのソフトウェアの使い方に関する「使用説明書」・「操作説明書」類,さらには社員の行動規範,危機管理,内部統制,教育用テキスト類と,その適用範囲は広範に及びます。 1−1 仕事の標準化 マニュアルの役割の一つに,“組織内の標準的な取り決めの文書化“といった機能がある。そもそも「標準」とは,一方的な押しつけではく,組織内の合意,納得という意味を持ちます。この点への配慮が欠けると,使用者の共感を得られず,お蔵入りとなりかねなません。
1−2 「コスト低減」「ローコストオペレーションの実現」 マニュアルの役割は,直接的には,「コスト低減」「ローコストオペレーションの実現」にあります。その結果として,「会社や組織の持つよき伝統,個々の社員の持つ知識やノウハウといった暗黙知を組織ぐるみで共有・伝承して形式知−文書(ドキュメント)化し,経営の質の向上に貢献といった間接的な効果が期待できます。 1−3 経営の質の向上ー企業の知的資産 マニュアルをパート,アルバイトなどの非正社員や一般社員向けに,定型的仕事の手順・方法を指示するものと限定してとらえるのは,いささか視野が狭いのではないでしょうか。現実のビジネス場面におけるマニュアル導入の実態は,“マニュアルは経営システムを構成する要素の一つであり,「企業の知的資産」”として,その適用範囲は広範です。 ◆最高水準−ベスト・プラクテスの追求−組織(企業内)における優れた仕事のやり方を,あるいは成功事例を手本として水平展開すべく,そのやり方をマニュアル化するというのが,ベスト・プラクティスの追求です。 2 マニュアル導入の意義−関係者間の合意,共通認識の形成 マニュアルは,@規範(マインド)マニュアル,A危機管理マニュアル,B業務マニュアル,C取扱い・操作説明(ユーザーズ)マニュアル,D教育・訓練(テキストブック)マニュアルの5種類に分けられますが,それらに共通するマニュアル,それぞれのマニュアルの役割,作り方とその運用・活用を考えます。 2−1 合意形成 マニュアル作成・導入のねらい・目的の一つに,業務処理の質の向上,処理コストの低減などを目的に,処理手順,方法に関する標準を定め,それを文書(ドキュメント)化し組織内で適用していくことにあります。 3 「マニュアル化」と「標準」は,表裏一体の関係
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仕事を効率よくかつ確実に処理していくための,手順・作業方法の決めごとが,「作業標準」です。 日本工業規格(JIS Z8101)によると,「作業標準とは,作業条件・作業方法・使用材料・使用設備・その他注意事項などに関する基準を規定したもの」,と解釈しています。作業標準は,「技術標準」「作業要領」とも呼ばれています。
ISOでは標準化を,「経済・技術・科学の分野にある問題に対して,与えられた条件下での最適な状態の秩序を得るため,繰り返し用いられるべき解決を作るための活動。一般的には規格の作成・発行・実施によりなされる。」と定義しています。<BR>
そのうち,規格は「一般に利用可能な技術仕様または他の文献で,関係ある人々の協力及びコンセンサスまたは一般的な同意があって作成される。これは科学・技術・経験の確固とした結果に基づき,社会集団の最適な便益の進展を目的とし,国内・地域・国際レベルで認められた機関によって承認されるもの」と定義されています。
出典:「通産省工業技術院標準部
業務の「マニュアル化」とは,業務処理の質の向上,処理コストの低減などを目的に,仕事の処理手順,方法に関する作業標準を定め,それを文書(ドキュメント)化し組織内で適用していくことです。
すなわち「業務遂行に関わる動作・手順手続きなどを統一し,さらにその内容を文章化し,Webを通じて,印刷物あるいはフロッピーディスク,CD−ROMなどの電子媒体に収録し,関係者間の合意に基づく取り決め」として共通の認識を持つ一連の活動が,業務のマニュアル化です。
標準化,あるいはマニュアル化にあたり,達成基準ををどの段階に定めるかが重要となります。IT技術に象徴される技術革新,さらに高齢化時代の進展といった社会環境が激変といった状況にあっては,与えられた仕事を大過なくこなす,という受け身の姿勢ではなく,自らが仕事を創り出す,といった能動的な取り組みが求められます。
【達成基準の設定例】
・最低,平均,標準,現状の最高水準,理想(あるべき姿)
・顧客満足(いわゆる製造業では「前工程、後工程」という言い方を使います。ちなみに,品質管理の一手法として「後工程はお客様と思え」という考え方があります。)
一時期,曖昧という意味で「ファジー」という言葉が流行語にもなりました。これに似た表現に「いい加減」「要領よく」「適当に」といた言い回しがあります。
杓子定規に仕事をこなすというのではなく,状況に応じていかに「臨機応変に」「要領よく」「いい加減」に仕事を進めるか――といった最低限の取り決め,指針の提示が,今日的なマニュアルの役割の一つでもあります。
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約四半世紀にわたりマニュアルづくりとその活用でのお手伝いさせていたいだいてきました。また,産業能率大学マネジメントスクールの「業務マニュアル作成講座」は,今年で25年目,開催回数61回を数え,延べ2000名超の皆さまに受講いただきました。 1 内容−テーマ ◆講演テーマ例(プログラム) ・マニュアル不要論を質す−「マニュアル否定論 vs マニュアル肯定論」 ◆アドバイス ・マニュアル診断(現在使用中のマニュアルの使いやすさ・妥当性など) 2 条件 ・謝金:1時間当たり1万円 ◎略歴−小林 隆一 1943年生まれ。産業能率大学講師,鹿児島国際大学教授を経て,現在経営コンサルタント。『マニュアル作成の実務』評言社刊,『マニュアルのつくり方・生かし方』PHP研究所,『「身の丈」を強みとする経営』日本経済新聞出版社刊,他著作多数。 日経文庫ビジュアルシリーズ− 『流通の基本』(日本経済新聞出版社刊)が4版が3刷となりました。 第1版を1994年7月に刊行し,世紀をまたぎ,今年で17年目のロングセラーとなりました。延べ発行部数も十数万部と,多くの方々にお読みいただき,感謝の気持ちで一杯です。特に大学で「流通」あるいは「マーケティング」のテキストとして採用されている事,著者としては望外の喜びです。 |
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