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マニュアル(Manual)講座   −−新版作成中−−

  伸びる企業はマニュアルが上手
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15 マニュアル作成ツール

 マニュアル作成にパソコンは必要不可欠なツールです。特に,ワード,エクセルはマニュアルづくりには欠かせない定番ソフトです。これに画像処理ソフトを含めれば、マニュアルづくりの大半の作業がカバーできます。また,マニュアルのデジタル化に当たっては,ホームビルダーなどのホームページエディターが威力を発揮します。

パソコン活用のマニュアル作成

  参考までに筆者のソフトウエア構成とハードウエア構成をお示しします。

ソフトウエア構成
  機   能       アプリケーション名
かな漢字変換   一太郎ATOK
ワードプロセッサー  WORD
テキストエディター  Em
表計算ソフト  Excel
OCR  読んでここ
作図  Microsoft Visio
画像処理  Sourcenext Paintgraphic
映像・音声処理  MoveWriter 
PDF  ジャストシステム
電子辞書


ハードウエア構成
          機     種
デスクトップパソコン  NEC オンキヨー
ノートパソコン   富士通FM
スキャナー  エプソン
 キャノン
デジタルテレコ  オリンパス

ファイル管理・データ管理
  ファイル保管                  Microsoft                         


 テキストエディタは便利なツール

  ワープロソフトは,日本ではジャストシステムの一太郎が根強いファンを持っていますが,現状では,Microsoft社の『ワード』の独壇場のようです。
 ここでのすすめは,テキストエディタの活用です。テキストエディタは,もともとテキスト入力のみに機能を限定したアプリケーション・プログラムです。テキストエディタは書式の設定などさまざまな機能を備え,かつ高速性を持つことから,文章の内容を考えているような段階ではワードを立ち上げて文書を作成するよりも,手早く入力作業ができます。
Windowsの付属の「メモ帳」もありますが,より高性能なテキストエディターを使うと便利です。空白や行変え記号を表示できるのでミス防止に有効です。Macintoshでは『Jedit』が,Windowsでは『EmEditor』『TeraPad』といったフリーソフトがおすすめです。

 レイアウトソフトの使用

   高度なレイアウトを要求する場合は,Adobe社『lnDesign』(『pageMaker』の後継として開発されたソフト)のようなレイアウト専門ソフトウェアの使用します。
lnDesign は,Adobe社の画像系ソフトウェア(『photoshop』や『lllustrator』)との相性もよく,さまざまなレイアウト文書をフルカラーでプリントアウトしたりPDF化する場合に,使いやすいソフトウェアです。

マニュアルのデジタル化ツール

1  マニュアルのデジタル化 

 マニュアルを電子文書(デジタル)化することにより,「マニュアルを印刷して配布」するのではなく,「配布してから印刷する」ことも可能となります。
 一般的なパソコンユーザーが専門家に頼ることなく,手軽に使える電子文書のファイル形式としては,次の4つの形式があげられます。

@HTML(Hypertext Markup Language・エイチティエムエル)

  インターネットのホームページを作成するときに使われるページ記述言語が,HTMLです。タグと呼ばれる「<」と「>」で挟まれた予約語を使って,テキストの整形や画像ファイルの表示位置及びリンク先の指定,スクリプトの宣言などをします。HTMLファイル」の中身はテキストファイルであることから,ワードはもとより,エディタやWindowsの「メモ帳」でも読むことができます。
OSもWindowsのみならず,MacintosやUNIXでも開くことができます。このように,HTMLはテキストファイルでありながら書式も表現できるという機能を持ち,しかも個々のアプリケーションに依存しません。ワードで作った文書はHTML形式で保存でき,保存したファイルはワードがなくても読むことができます。
 0ffice2000以降は,文書のレイアウトや書式設定をほぼ忠実に再現できるなど,HTMLへの対応が図られています。

AJavaScript

 スクリプト(Script)とは,OSやアプリケーション,ユーティリティに対する実行命令を記述したプログラムのこと。JavaScriptは,米ネットスケープ・コミュニケーションズが開発したオブジェクト指向型のスクリプト言語)です。
JavaScriptは,基本的にはHTMLの中に書くプログラム言語です。HTMLの中にJavaScript文を書き加えることで,後はHTMLと同様にサーバーに置くだけで,HTMLでは実現できない様々な機能を盛り込んだページができあがります。

BPDFソフトによるファイル変換

 電子文書のファイル形式のひとつに「PDF(ピーディーエフ)形式」があります。PDFファイルとは「Portable Document Format」(もち運べる文書形式)の略で,米アドビ社が1993年に定めた規格です。この「PDFファイル」を作成するには,アドビシステムズ社開発の『Acrobat』(有償),『クロセPDF』(無料のフリーソフト)などを使用します。PDFファイルは,ビュワーソフト『アドビ・リーダー」(無償提供)で,どのパソコンでも表示,印刷できます。

 PDFファイルは,相手のパソコンのフォントやソフトの有無に関係なく,印刷内容をそのままの形で表示することができることから,資料配付手段として,“事実上の標準”ともなっています。
 PDFは,紙の印刷物をそのままデジタルデータに置き換えたような体裁であり,データはページ単位で取り扱います。PDFファイルは複数のページを取りまとめた一冊の電子書籍ともたとえられます。

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 ご案内 非営業ベース  「マニュアル出前講座」                           

 約四半世紀にわたりマニュアルづくりとその活用でのお手伝いさせていたいだいてきました。1991年に開講の産業能率大学マネジメントスクールでの「業務マニュアル作成講座」は,今年で21年目,開催回数61回を数え,延べ2000名超の皆さまに受講いただきました。 
 
 こうした長年にわたり活動させていただいたことへの感謝とお礼の意味で,「マニュアルづくりとその活用」」に関して講演(2〜3時間程度)とマニュアル作成に関するご相談を,謝金1時間当たり1万円,交通費は実費精算でお引き受けいたします。
 ご検討・希望の向きは,この問い合わせフォームでご一報ください。折り返しご連絡いたします。



1 内容−テーマ

  講演テーマ例(プログラム)

  ・マニュアル不要論を質す−「マニュアル否定論 vs マニュアル肯定論」
  ・事例紹介−「マニュアル活用企業」
  ・マニュアルは自前主義のすすめ−「外注は極力避ける」
  ・時代が求めるマニュアルの条件−国際化・リスク管理・プロジェクトマネジメント
  ・マニュアルのデジタル化


  アドバイス
  ・マニュアル診断(現在使用中のマニュアルの使いやすさ・妥当性など)

2 条件

  ・・謝金:1時間当たり1万円
  ・交通費:実費精算(最寄り駅:東葉高速  八千代緑が丘駅) 
  ・営業活動は一切行いません。
  ・業務上知りえた情報は,一切使用することはありません+。
  ・守秘義務は厳守します。ご要望により事前に覚書をとりかわします。


略歴−小林 隆一

 1943年生まれ。産業能率大学講師,鹿児島国際大学教授を経て,現在経営コンサルタント。『マニュアル作成の実務』評言社刊,『マニュアルのつくり方・生かし方』PHP研究所,『「身の丈」を強みとする経営』日本経済新聞出版社刊,他著作多数。

 日経文庫ビジュアルシリーズ− 『流通の基本』(日本経済新聞出版社刊)が4版が3刷となりました。 第1版を1994年7月に刊行し,世紀をまたぎ,今年で17年目のロングセラーとなりました。延べ発行部数も十数万部と,多くの方々にお読みいただき,感謝の気持ちで一杯です。特に大学で「流通」あるいは「マーケティング」のテキストとして採用されている事,著者としては望外の喜びです。








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