１３　マニュアルの生かし方

　“わかりやすく、使いやすいマニュアル”をつくっても、目論見通りに使ってもらえるとは限りません。“マニュアルを読むのが面倒”“マニュアルで調べるより人に聞いたほうが早い”といった事態に陥ることなく、「マニュアルで調べて」を職場の合言葉にするべく、マニュアル活用に向けての工夫と仕掛けが“マニュアル活用体制”の実現を促しま
す。
・業務マニュアル活用に向けての研修会の定期的な実施
・マニュアル通りの作業が行われているかの評価
・マニュアル活用事例の紹介、改善提案による読者の声を反映
・随時改訂が行える体制とその維持

�@マニュアル活用に向けての研修会の実施

　せっかくつくったマニュアルが、ホコリをかぶったままということのないよう、完成したマニュアルを教材に、作成意図、日常業務での使い方に関する説明会、研修を実施し、マニュアルの定着を促します。

�A提案制度の導入などによるマニュアルに対する改善提案の受入れ

　マニュアルはつくって終わりではなく、組織体制の変更、情報処理システムの変更にタイミングを合わせて、マニュアルの中身も随時、改良・改訂あるいは廃止していく必要があります。
　また、日常の執務場面でマニュアルを使っていくには、マニュアルの記載内容と現状処理の間の差をチェックして、その是正を続けないといけません。
　加えて、第一線担当者の参画意欲を喚起する、あるいは現場の創意工夫を促すといった観点から、マニュアルの改善提案制度の導入は有効です。

�B随時改訂が行われる体制とその維持

　マニュアルの運用・管理体制が整備されていないと、不都合や混乱を生じかねません。マニュアルは、随時、改訂を行い、常に現状の仕事の仕組みに合致した状況に維持管理していくことが望まれます。
◆マニュアル管理基準の設定
　マニュアルの作成から破棄までの業務を円滑、かつ合理的に処理することを目的に管理に関するルールとその運用、改廃に関する標準的な手順、手続きを定めます。
　図解とは，映像を含めた図形と文字との組み合わせで行う表現方法です。マニュアルを文章のみで編成するのではなく，数値はグラフ化で，データ構造が一目瞭然となり，説明力を増します。さらに表やイラスト，チャートといった図解により，読みやすく理解しやすいマニュアルとなります。
　

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