交際費の実務

 

これまで見てきたように、交際費と隣接する費用との区別は非常に複雑です。今回は、社内の内部統制の意味からも、交際費を適切に判断できるようにしくみの作り方について見ていきます。下記に示すような社内規定をつくっておくことで、余計なトラブルや税務調査なども回避することができます。

 

１．　議事録を残しておく

会議の際は議事録をつくります。会議の詳細だけでなく、会議の際の飲食費や会場にかかる費用なども記録することで、交際費との区別が明確化できます。税務以外でも、社内の決定事項など正確に記録として残すことができます。

 

２．　支出は「５W1H」が肝心

会社で支出があった場合は、必ず「�@いつ、�Aどこで、�B誰が、�C誰に、�D何のために」の確認を取っておきましょう。なかでも接待などの飲食費は、領収書を残すだけでなく、誰と何のために使ったのかを明確化しておくことが重要です。平成２６年４月以降は消費税が上がる見込みであることからも、領収書の記載事項は十分注意する必要があります。支払報告書も付随しておくなど、管理体制を整えておく必要があります。

 

３．　販売奨励金や割戻などの手数料の基準

販売奨励金や売上の割戻を行う際は、取引の契約書が大きな証拠となります。また、高額な取引の際などは、金額の妥当性や支払基準も考慮しておくべきですので、稟議書（責任者への確認を取る書類）を作成しておくなど、管理体制がしっかりしていることを示す必要があります。

 

４．　慶弔見舞金の取り扱い

社員や下請け会社の社員など、会社関係者の慶弔見舞金について、平等に取り決めを決めておくことで、常識的な金額の範囲内であれば、福利厚生費として経理することも可能です。式ごとに、案内状や礼状、支払報告書も管理しておくことで、明確に交際費と区別することができます。

 

５．　社内旅行、展示会、イベント、催しの取り扱い

社内研修や、社外の人間も交えた研修旅行、展示会、見本市などは、支出が交際費となるか、難しい判断に迫られる費用も多いので、これにも稟議書や計画書など、必要資料を用意しておくことで区分を明確化することができます。

 

６．　まとめ

交際費は、細かい判別を厳密に区別することは厄介ですが、隣接費用との違いなどを把握しておけば、あらかじめ社内に規定しておくなど、対応できるものがほとんどです。しくみを作るのは大きな負担ですが、曖昧な経費を計上したために、すべて否認されてしまう危険もありますから、会社のためにも、しっかりとしたしくみを作っていくことが肝心です。