「証憑とは」

 

　証憑という漢字は難しいですね。「しょうひょう」と読みます。企業活動を行っていれば、仕入や水道光熱費の支払、消耗品の購入、売上など様々な取引が発生します。これらの取引は自由気ままに行っているわけではなく、相手が存在し、契約に基づいて行っています。証憑とは、これらの取引が契約に基づいて行われ、金銭の授受や、売上や仕入が架空のものではなく、実際に行われたものであることを証明する、事実を裏付ける書類を指します。

　証憑と一言で言ってもその種類は多岐に及びます。

　現金、預金に関するものでは、領収書、請求書、預金通帳、小切手帳控、当座勘定照合表、支払証明書、旅費精算書、レジペーパー、預金利息計算書、金銭消費貸借契約書等があります。

　売上、仕入に関するものでは、領収書、請求書、納品書、注文書、営業取引契約書等があります。

　これらの取引の事実を証する書類をもとに、帳簿を作成していきます。帳簿は、事実をもとに作成することを義務付けられています。

 

　前述したとおり、証憑書類には、様々な種類があり、その形状や使用頻度、使用目的がばらばらです。これらの書類がばらばらのままだと、どういうことになるのか・・・

　まずは、必要なときに必要なものが取り出せず、欲している書類を探し回ることになります。いわゆるビジネス関係の自己啓発本等に、どんなに書類を探す時間が無駄な時間であることか嫌というほど書いてありますが、それについてはそういった本に譲るとして、必要なときに目的のものが瞬時に出て来ないのでは、疑問点をその場で解決することができず、せっかくの証憑書類が経営管理に役立ちません。

　次に書類の管理がずさんでは、書類を紛失する確率が高くなり、領収書を失くせば本来なら経費で落とせるはずであったものが、経費と認められなくなったり、契約書を失くせば信用問題に発展しかねません。やはり整理整頓が重要となります。