「証憑整理　1」

 

　請求書や領収書等の取引の相手方から受領する証憑は、受取ったときに内容をチェックする必要があります。それは内容に不備や齟齬がないかを確認するためと、その不備等を指摘し、再発行をしてもらうには早いに越したことはないし、すぐに訂正してもらえるからです。納品書は、その場で納品書の記載と実際の品物の数量を付け合せたり、不良品の有無を確認しますね。それと同じ原理です。証憑書類という原始資料をもとに帳簿を作成するため、原始資料が間違っていたら正しい帳簿を作成することができなくなってしまいます。

　消費税法では請求書や領収書の必要記載事項を規定しています。これが守られていない証憑書類を保存していても、消費税額控除が認められません。必要記載事項は次の５つです。

�@作成者の名称

�A取引の相手方の名称

�B取引を行った年月日

これは実際に取引を行った年月日を指し、請求書の発行日とは別に明示する必要があります。

�C取引の内容

�D取引金額

消費税額を含む金額です。

 

 

　請求書や領収書はどのように保存したらよいのでしょうか。事業規模や業務のすすめやすさによりますが、ファイリングにはこれといった決め手はありません。次の方法のいずれかが適しています。会社の事情に応じて組み合わせてみるのも一手です。

�@取引先別ファイリング

比較的取引先が少ない場合に有効です。

�A月別ファイリング

取引先の件数は多いが、取引量の比較的少ない場合に有効です。

�B取引種類別ファイリング

家賃や借入金などの契約書のファイリングに有効です。

　仕入先から受け取る請求書等は�@又は�Aで対応するのが適していますが、タクシーの領収書や飲食店で受け取ることが多い長方形の領収書等の、大きさや形状がまちまちの領収書等は、貼り付けて保管するのが適しています。整理する時間が無くてちょっと放っておくと、ぐちゃぐちゃの紙のかたまりとなりがちですが、ぐちゃぐちゃのままクリアホルダーやビニール袋に入れておくのは論外です。