「証憑整理　2」

 

　ファイリングが好きな方は苦にならないのでしょうが、おそらく好きではない方のほうが多いのではないでしょうか。好きではない→時間ができたらやろう→証憑書類が溜まっていく→いざ重い腰を上げてまとめてファイリングすると間違える→後で目的の資料がなかなか見つからず時間を浪費する・・・という悪循環に陥った方も少なからずいらっしゃるのではないでしょうか。

　領収書は内容をチェックした後、交際費や会議費等の場合は出席者の氏名を、タクシーの領収書には乗降車地を記入しておきます。

　そして証憑書類の整理は溜めこまないで、こつこつ処理をするのが有効です。日々の帳簿作成（会計ソフト入力）と共に作業をすることで、効率よく整理整頓をしていくことができます。

　帳簿作成（会計ソフト入力）は、現実の取引を証する証憑書類をもとに行っていきます。この特性を利用するのです。

 

　例えば、仕入先に普通預金から５０，０００円を振込んだとします。手元にある振込票の控が証憑書類となりますので、この証憑書類をもとに５０，０００円の取引の仕訳を会計ソフトに入力、証憑である「振込票」の右下の余白に「証第　号」というゴム印を押し、通し番号「１」を記入し、仕訳にも同じ番号の「１」を入力します。こうすることで帳簿と証憑書類がリンクし、調べものをするときは帳簿と証憑書類の双方向からアクセスすることができます。証憑書類はスクラップブックやＡ４のコピー用紙などに、ページの一番下から上方向に、記入した通し番号が見えるようにのりで貼り付けていきます。月がかわったらページをかえて、また通し番号「１」から始めます。このように処理をしていけば、帳簿作成（会計ソフト入力）と証憑書類の整理を同時に行うことができ一石二鳥です。領収書はこのように日付順に整理するのが基本的ですが、他に勘定科目別や営業担当者別に区分する方法もあります。