「証憑書類の保存」

 

　手間暇かけて整理をしてきた証憑書類、決算を経て確定申告書を提出したら用は無い・・・というわけにはいきません。

　確定申告書を税務署の窓口に提出するときは「ご苦労様です。」と声を掛けられて受付印をもらうだけで終了ですが、場合によっては数年後に税務調査が入ります。税務調査官に「総勘定元帳を用意してください。」「この取引の領収書を見せてください。」等と言われて、「廃棄してしまいました。」とは答えられません。費用計上の否認を受けたり、青色申告の取消しという事態にもなりかねません。

　あまり知られていませんが、証憑書類は法律で保存期間が定められています。

　税法では帳簿（総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、仕入帳、売上帳等）及び書類（貸借対照表、損益計算書、棚卸表、注文書、契約書、領収書等）を、確定申告書の提出期限から７年間保存するよう規定しています。

　また会社法では会計帳簿を会計帳簿の閉鎖の時から１０年間、計算書類（貸借対照表、損益計算書等）を作成した時から１０年間保存するよう規定しています。

　定款や株主名簿、権利証、官公庁への許認可書類は保存期間が定められていませんが、内容上永久保存としたほうがいいと思われます。

　

　これだけ保存期間の長い書類を本棚やキャビネットに保存しておくのは場所をとるため、書類保存箱に移し替えて書庫等に保存します。その際書類保存箱には、書類名、数量、該当事業年度、書類の保存期限を見やすい箇所に明記します。

　紙文書での保存はかさばって場所をとるため、一部電子データでの保存が認められています。最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用している場合等一定の要件を満たすものは電子データのままで保存できますが、事前に税務署長に申請をして承認を受けなければなりません。また、スキャナ読取りの電磁的記録による保存を行う場合には、こちらもあらかじめ税務署長に申請をして承認を得なければなりません。スキャナ保存が認められる書類は限られており、例えば、領収書は３万円以上のものはスキャナ保存が認められません。多数の領収書を金額で区分してスキャナに通していく手間を考えるだけで、嫌気がさしてしまいます。