定款の管理と紛失した場合の対応策

 

　今回は、「定款」の管理の際の注意点と、紛失してしまった際の対応策をみていきます。

 

１．「定款」の管理

定款は、株主や金融機関や取引先などの債権者など、その会社の利害関係者から閲覧や複写を求められた際には、会社の営業時間内であれば、これに応えなければなりません。

これは法律で義務付けられており、法律で閲覧する権利をもつ利害関係者からの要請に応えるため、常に備置しておかないとならないのです。備え置くにあたっては、その会社に支店があるのであれば、本店だけでなく支店にも常備しておく必要があります。さらに、定款に変更がある場合には、設立時の原始定款だけでなく、その都度更新された定款を常備するようにします。

ですので、紛失などしないように、原本をしっかり管理しなければなりません。

定款は、何かの契約の際や、許認可を申請など、さまざまな場面でコピーを求められるケースが想定されますので、原本は持ち出さずに保管しておいて、あらかじめコピーするための複製を用意しておいたり、社内で管理者を決めておくなど、管理には工夫が必要です。

 

２．「定款」を紛失した場合の対応策

 

万が一、紛失してしまった場合はどうすれば良いのか。これは、設立からの年数によって対応手段があります。

○会社設立後5年以内　→　法務局で、設立した際の「登記申請書」や「定款の写し」を閲覧できるので、これをもとに復元します。

○会社設立後20年未満　→　設立した際の公証人役場で定款謄本の交付請求を行えます。

○会社設立後20年後以上　→　�@法務局で、直近の「登記事項証明書」を入手し、�A設立の際の「株主総会議事録」を使って復元します。

○設立の際に「株主総会議事録」を作成していない場合　→　直近の「登記事項証明書」を入手して、これをもとに再現します。これが、株主総会で承認されることで、はじめて定款として認められます。

 

このように定款を紛失した場合でも、再交付することはできますが、手間もかかりますので、しっかり管理して保管することが大切なのがわかります。