前項までは、得意先との取引をするにあたっての準備する方法についてみてきました。 今回は売掛金を管理するうえで、まず知っておくべき基本知識をご紹介します。

１　貸倒れのおそろしさ

もし仮に売掛金が回収できなくなると、どうなるのでしょうか。
例をもとに、ご説明します。
例）
当社には、販売価格１０万円、仕入価格７万円の商品があるとします。
これを毎月、得意先A社に１０個販売し、掛けで決済しています。
もしこの得意先Ａ社の支払いが止まったらどうなるか想定してみましょう。

当社から見ると、
・仕入　＝　＠7万円×10　＝70万円
・売上　＝　＠10万円×10　＝100万円
・利益　＝　100万円−70万円　＝30万円
なので、利益率は30％、原価率は７０％となります。

この売上が貸倒れるとどうなるでしょう。仮に手持ち資金に余裕がなければ、入金がないわけですから、当然仕入にも支障が出ます。
さらに、それで終わりではありません。ここが重要ですが、当初予定していた利益30万円を達成するには、貸倒れた仕入70万円分をカバーしたうえで、30万円の利益をあげる必要があるのです。
計100万の利益をあげる必要があるということです。ということは、100万円÷利益率３０％＝333万円を売上げなければ、当初予定していた利益を達成できないことになります。

・利益30万円のために必要な売上（当初）　＝　30万円　÷　利益率30％　＝100万円
・利益30万円のために必要な売上（貸倒れ後）　＝　100万円　÷　利益率30％　＝333万円

　このように、得意先の貸倒れは、企業活動に重大な損害をもたらすことを認知しておくべきです。

２　支払と回収のタイミング

もうひとつ、知っておくべき前提として、商品やサービスを提供した時点では、本当の売上とは考えないということです。黒字倒産という言葉を耳にしますが、まさにこれを象徴しています。

要するに、会計上ではたくさん利益を上げていても、資金化されて手元にお金が入らなければ、収入はないのと同じです。
回収しなければ、いくら売上に計上しても意味がないのです。利益と資金が一致していくような工夫が必要になってきます。

安定した企業活動をしていくためには、支払と回収のタイミングを管理することが賢明です。
当たり前のことですが、売上代金を回収しなければ、次に仕入をできなくなってしまいます。
ですから、売掛金を回収してから、買掛金を支払う、という仕組みを構築しておく必要があります。
実際には、なかなか思い通りにはいかないものですが、支払と回収を毎月まとめていつ頃行うのか自社内で決めておけば、管理が非常にスムーズになります。
そういった取り決めもなく、相手先の言われるままに支払や回収をしていると、さまざまな悪影響が出てくることになるでしょう。

また、仕組みを構築する際、回収サイトをなるべく短くしておくことも重要です。
回収サイトとは、前項でも触れましたが、売掛金を計上してから回収されるまでの期間のことです。
反対に、買掛金を計上してから支払うまでの期間のことを支払サイトといいます。 回収サイトが長ければ、売上を計上しても、手元には資金が残らないため、資金繰りを圧迫する大きな要因となってきます。